[요약] 워드프로세싱 용어 및 기능 : 문서 관리

워드프로세싱 용어 및 기능

3. 문서 관리

문서의 분류

• 작성 주체에 따라
  • 공문서
  • 사문서
• 유통 대상에 따라
  • 대내 문서
  • 대외 문서
  • 전자 문서
• 처리 단계에 따라
  • 접수 문서
  • 배포 문서
  • 기안 문서
• 기타 문서
  • 이첩 문서 : 담당 부서로 이첩하기 위해 만든 문서
  • 완결 문서 : 결재문서가 시행되고 완결된 문서
  • 공람 문서 : 다른 부서로 열람시킬 때 필요한 문서
  • 보관 문서 : 모든 처리가 끝나서 보관할 문서
  • 합의 문서 : 관련된 부서의 협조를 위해 만든 문서
  • 보존 문서 : 자료 가치로 인해 일정 기간 보존하는 문서
  • 시행 문서 : 결재권자의 결재를 받은 문서
  • 폐기 문서 : 보존 기간이 종료되어 폐기되는 문서

 

문서의 구성

• 사내 문서(조직 내부 문서)
  • 두문
    • 오른쪽 상단에 표시
    • 년월일 생략 시 마침표(.)로 구분
    • 포함
      • 수신자명
      • 발신자명
      • 문서번호
      • 발신 년, 월, 일
  • 본문
    • 제목 : 본문 내용을 간추려 표시
    • 주문
      • 문서의 핵심
      • 간결하게 명확하게
    • 결문
      • 담당자명
      • 담당자 직위

 

사내 문서 종류

• 보고 문서
  • 업무 현황, 경과, 결과 등을 보고하는 문서
  • 종류
    • 일계표
    • 출장 보고서
• 지시 문서
  • 상부에서 하부로 명령을 전달하는 문서
  • 종류
    • 지시서
    • 통지서
    • 기획서
• 연락 문서
  • 의사소통을 위한 문서
  • 종류
    • 업무연락서
    • 조회문서
    • 통지서
• 기록 문서
  • 증거 자료로 활용되는 문서
  • 종류
    • 회의록
    • 의사록
    • 전표
    • 장부

 

사외 문서 : 조직 외부로 수발되는 문서

• 두문
  • 수신자명 : 직위, 성명
  • 발신자명 : 성명
  • 문서 번호 : 왼쪽 상단에 표시
  • 발신연월일
    • 오른쪽 상단에 표시
    • 년월일 생략 시 마침표(.)로 구분
• 본문
  • 제목
  • 전문 : 간단한 인사말
  • 주문
  • 말문 : 요약
• 결문
  • 추신 : 내용을 보충하기 위해
  • 첨부물
  • 담당자명
  • 담당자 직위

 

사외 문서 종류

• 거래 문서
  • 주문서
  • 요청서
• 의례 문서
  • 관계 유지를 위해 만든 문서
  • 종류
    • 초대장
    • 연하장

 

교정 부호 표기

• 인쇄된 글자색과 다른 눈에 잘띄는 색 사용
• 지정된 교정 부호를 사용해서 정확하게 표시
• 간략하게 표시하면서 교정할 글자를 정확하게 표시
• 서로 겹칠 경우, 각도를 조절
• 한번 교정된 부분도 다시 교정할 수 있음.

 

교정 부호 종류

이미지 출처 : https://m.blog.daum.net/angelarf/7629193

 

한글맞춤법

• 조사 : 그 앞말에 붙여 씀
• 단위를 나타내는 명사 : 띄어씀
• 구개음화
  • ㄷ, ㅌ 받침 뒤에 -이, -히가 올 경우, ㅈ, ㅊ으로 소리가 나더라도 ㄷ, ㅌ으로 적음.
  • 예) 뭍이다(무티다), 맏이(마디), 굳이(구디)
• 두음 법칙
  • 한자음 녀, 뇨, 뉴, 니, 가 단어 첫머리에 올 경우, 여, 요, 유, 이로 적음.
  • 예) 양심, 역사, 예의
• 한자음
  • 라, 래, 로가 단어 첫머리에 올 경우 나, 내, 노로 적음
  • 예) 낙원, 내일, 노인
• 외래어
  • 외래어표기법에 따라서 국어의 현용 24자모만으로 적음.
• 받침에는 ㄱ, ㄴ, ㄹ, ㅁ, ㅂ, ㅅ, ㅇ 만을 사용
• 파열음 표기에는 된소리를 쓰지 않음.

 

문서의 논리

• 연역적 구성
  • 일반적 원리를 제시 -> 구체적 사실
• 귀납적 구성
  • 사실을 바탕으로 일반적인 원리 도출

 

문서 관리

• 문서 관리 목적
  • 문서 활용
  • 효율적인 공간 사용
  • 신속하게 문서를 찾음.
• 문서 관리 기능
  • 의사 전달 기능
  • 의사 보존 기능

 

문서 관리 원칙

• 정확성 : 착오 없이
• 표준화 : 합리적 방법 선정
• 신속성 : 보다 빨리
• 용이성 : 간편하게 업무 처리
• 경제성 : 비용 절감
• 간소화 : 절차 등을 간결하게
• 자동화 : 많은 양의 사무를 정확하고 신속하게
• 전문화 : 전문가 배치(전문성)

 

문서 관리 표준화

• 문서 양식 표준화
  • 용지 규격
  • 서식
• 문서 처리 표준화
  • 분류 방법
  • 분류 번호
  • 관리 방법
• 장표 양식 표준화
  • 보고서, 기안문 등의 문서 양식
• 문서 취급 표준화
  • 발송, 접수, 수발 업무의 방법 절차
• 표현 방식 표준화
  • 작성 형식
  • 문장 표현 방식
• 보존 관리 표준화
  • 보존
  • 이관
  • 폐기

 

문서 관리 절차

• 구분
  • 다음의 순서대로 문서 관리를 수행함.
    • 구분 : 관리할 문서를 지정
    • 분류
    • 편철
    • 보관 : 문서 완결된 날이 속하는 연도의 말까지 각 부서에서 관리)
    • 이관 : 해당 부서로 옮기는 것
    • 보존 : 폐기 전까지 주관부서에서 관리
    • 폐기 : 문서의 최종 목적
• ★ 기산일 : 문서 생산년도 다음해 1월 1일

 

문서 파일링

• 명칭별
  • 단순하고
  • 빠르며
  • 전통적인 방식 가이드
  • 폴더 배열 방식
• 주제별
  • 주제를 정하여 이것을 기준으로 정리
• 지역별
  • 국가, 지역, 거래처 명칭순
• 번호별
  • 보안이나 기밀 유지에 유용

 

전자 문서 정의

• 컴퓨터로 작성되어 전자적 형태로 송/수신되는 문서
• 일반 문서와 동일한 법적 효과
• 문서 등급에 따른 접근자의 범위 지정
• 검토자, 협조자, 결재권자 모두 동시에 열람 가능
• 전자이미지관인 사용
• 내용 및 송/수신 여부를 증명해주는 공신력 있는 제 3기관으로 공인전자문서보관소 가 있음.
• 전자적 방법으로 발급 번호를 표시함.

 

전자결제시스템

• 네트워크상에서 자유롭게 결재가 될 수 있는 시스템
• 효율성 증대, 생산성 향상, 시간 단축, 효과적인 관리, 재가공해서 사용 가능
• 실명제로 인한 작성자의 책임이 명확해지고, 신중성이 재고됨.
• 전자이미지서명, 결재 암호 등으로 보안 효과 증대
• ★ EDI : 컴퓨터 간에 표준화된 포맷과 코드체계를 이용하여 문서를 교환하는 방식
  • 문서의 표준화가 전제

 

전자문서관리시스템(EDMS)

• 문서 작성부터 폐기까지 모든 과정을 통합적으로 관리
• 업무 효율 극대화, 시간 비용 절감, 중복의 최소화
• 문서 형식 표준화, 데이터 공유, 무결성 유지

 

공문서의 구성 요소

• 두문
  • 행정기관명
  • 수신자
• 본문
  • 제목
  • 내용
  • 붙임
• 결문
  • 발신 명의
  • 생산등록번호
  • 접수등록번호
  • 시행일
  • 접수일
  • 우편번호
  • 주소
  • 전자우편주소
  • 전화/팩스번호
  • 홈페이지 주소
  • 기안
  • 검토
  • 협조
  • 결재권자 직위
  • 직급
  • 서명

 

공문서 서식 설계

• 글씨 크기, 항목 간격, 표 크기 등을 균형 있게 작성
• 쉽게 이해할 수 있는 용어 사용
• 특별한 사유가 없으면 별도의 기안문과 시행문을 작성하지 않음.
• 용지 규격과 지질을 표시함.
• 행정 기관 로고, 홍보 문구 등을 표시하여 기관의 이미지를 높임.
• 민원인의 편의를 위해 처리 기간 등을 표시하며, 바코드도 기재 가능함.
• 서식을 개정할 때 행정자치부장관의 승인을 받음.

 

공문서의 항목 구분

• 다음의 순서대로 항목을 구분함.
  • 1
  • 가
  • 1)
  • 가)
  • (1)
  • (가)
  • ①
  • ㉮

 

공문서 끝 표기

• 본문이 끝났을 경우
  • 한 자(2타) 띄고 끝 표시
• 첨부물이 있는 경우
  • 본문이 끝난줄 다음에 붙임 표시를 한 다음에 한 자(2타) 띄고 끝 표시
• 본문 또는 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우
  • 다음 줄의 왼쪽 시작 위치에서 한 자(2타) 띄고, 끝 표시
• 표의 칸 중간에서 끝나는 경우
  • 표의 마지막 글자 다음 칸에 이하 빈칸이라고 표시함.
  • 끝 표시는 생략
• 표의 마지막 칸까지 작성되는 경우
  • 칸 밖의 다음 줄의 왼쪽 시작 위치에서 한 자(2타) 띄우고 끝 표시

 

공문서 수정

• 삭제/수정이 필요한 경우 재작성해서 결재를 받음.
• 글자 중앙에 가로로 두선을 긋고, 수정 후 수정을 한 작성자가 그 곳에 서명 날인함.

 

공문서 내용 표기

• 한글
  • 한글 맞춤법에 따라 가로로 작성
• 숫자
  • 아라비아 숫자로 표기
• 금액
  • 숫자로 표기
  • 괄호안에 한글로 기재
• 날짜
  • 연월일의 글자는 생략
  • 점(.)으로 구분
• 시간
  • 24시간제
  • 시분초 생략하고 쌍점(:)으로 표기

 

공문서 종류

• 종류
  • 법규 문서
    • 헌법, 법률 등에 관한 문서
    • 누년일련번호
  • 지시 문서
    • 행정기관이 하급기관에게 지시
    • 훈령, 예규 : 누년일련번호
    • 지시 : 연도표시일련번호
  • 공고 문서
    • 일정 사항을 일반인에게 알리는 것
    • 연도표시일련번호
  • 비치 문서
    • 내부에 비치하면서 업무에 활용
  • 민원 문서
    • 허가, 인가, 기타처분을 요구
  • 일반 문서
    • 위 내용에 속하지 않는 문서
• ★ 문서 번호
  • 누년일련번호 : 연도와 상관없이 계속 연속되는 번호
  • 연도별일련번호 : 연도마다 새로 시작되는 일련 번호
  • 연도표시일련번호
    • 연도 표시와 연도별일련번호를 -로 연결한 번호
    • 예) 2019-001

 

공문서의 성립

• 결재권자의 결재(서명)가 있음으로서 성립
• 서명의 종류
  • 전자 문서
  • 전자 이미지
  • 행정전자서명

 

문서의 효력 발생 시기 (도달 주의)

• 일반 문서
  • 수신자에게 도달했을 때
• 전자 문서
  • 수신자의 컴퓨터에 파일로 저장됐을 때
• 공고 문서
  • 고시 또는 공고 후 5일이 경과한 때

 

공문서 기안

• 전자문서로 작성함을 원칙으로 함.
• 문서의 기안은 행정자치부령에 따름.
• 둘 이상의 행정기관장의 결재가 필요할 경우
  • 처리를 주관하는 기관에서 먼저 결재 후, 관련 행정기관의 결재를 받아 공동명의로 시행함.

 

발의자와 보고자 표시를 생략하는 경우

• 다음의 경우
  • 검토, 결정이 필요하지 않는 문서
  • 단순 사실을 기록한 문서
  • 일상적인 경미한 사항에 관한 문서
• 관련 있는 문서들은 1개 기안문으로 일괄 기안함.
• 수신한 종이 문서를 수정할 시, 수신한 문서의 글자색과 다른 색으로 수정 후 기안함.

 

업무 편람

• 문서 관리 업무 처리를 위해 필요한 안내서/지침서
• 종류
  • 행정 편람
  • 직무 편람
    • 업무 현황
    • 업무 계획

 

결재

• 선람(선결)
  • 일반적인 결재
  • 결재권자의 결재
• 전결
  • 최고 책임자가 자기 권한의 일부를 일정한 자격자에게 위임하여 그 위임을 받은 자가 일정 범위의 위임사항에 대하여 최고 책임자를 대신해서 결재하는 것
  • 서명란에 전결 입력
• 대결
  • 결재권자의 휴가 또는 출장 등의 사정으로 결재할 수 없을 때 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재
  • ★ 나중에 결재 받아야 함 : 사후 보고

 

문서 도장

• ★ 관인 : 행정 기관이 발신하는 문서에 필요한 도장
• 청인 : 행정기관의 명의로 발송/교부되는 문서
• 직인
  • 행정기관장 또는 보조기관의 명의로 발송/교부되는 문서
  • 마지막 글자가 가운데에 오도록 찍음.
• 민원서류(등본, 초본)를 발급하는 경우
  • 발급기관장 오른쪽 여백에 찍음.
• 색상
  • 기본색 : 빨간색
  • 복사/팩스일 경우 검정색도 가능
• ★ 간인
  • 2장 이상의 문서 앞장과 뒷장에 걸쳐 찍는 도장
  • 문서의 순서, 관계를 명확하게 할 필요가 있는 문서
  • 사실 관계, 법률관계증명에 관계되는 문서
  • 허가, 인가, 등록 등에 관계된 문서

 

문서의 발신

• 정보통신망을 이용하여 발신하는 것을 원칙 으로 하며, 특별한 경우 우편, 팩스, 이메일로도 가능함.
• 처리과에서 발신
• 비밀 문서인 경우 암호화하여 발신
• 업무 관리 시스템
  • 과제관리카드/문서관리카드 등을 이용하는 전자 시스템
• 전자 문서 시스템
  • 모든 처리가 전자적으로 처리되는 시스템

 

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